Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip pada Biro Umum-Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan

Abstract

Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan (BASARNAS) merupakan lembaga pemerintah yang menyelenggarakan tugas di bidang pencarian dan pertolongan. Penelitian ini dilakukan pada Biro Umum- BASARNAS menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Berdasarkan penelitian tersebut diketahui bahwa pengelolaan arsip aktif di BASARNAS khususnya pada Biro Umum telah didukung oleh aturan dan prosedur yang berlaku. Namun pengelolaan arsip aktif belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku, seperti pada tahap penciptaan arsip diketahui bahwa, belum seluruh  naskah dinas  yang  tercipta  sesuai  dengan  tata  naskah  dinas  dan  proses pengendalian pada kegiatan pendistribusian belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur (SOP). Pada Tahap pemeliharaan arsip aktif diketahui bahwa belum seluruh arsip aktif dikelola melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip, namun seluruh Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip mulai berkomitmen untuk konsisten melaksanakannya. Sedangkan pada tahap penggunaan arsip permasalahan yang ditemukan adalah pada kegiatan layanan arsip aktif atau layanan internal, belum seluruh bagian/substansi melakukan sesuai prosedur seperti belum dibuatkan out indicator dan formulir peminjaman arsip. Melihat permasalahan yang ada, dapat menyebabkan resiko rusak/hilangnya suatu arsip dan layanan arsip tidak berjalan dengan maksimal karena lokasi arsip yang sulit ditemukan. Sehubungan dengan hal tersebut dukungan dari para pimpinan dan komitmen dari seluruh Arsiparis dan/atau pengelola arsip sangat diperlukan, untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip aktif dalam mendukukung layanan arsip pada Biro Umum-BASARNAS.Kata kunci: Pengelolaan arsip dinamis, Pengelolaan Arsip Aktif di Central File, Layanan Arsip Dinamis